6 Voordelen van tijd klokken voor uw onderneming

Binnen veel ondernemingen gebeurt de urenregistratie nog steeds via een overvol Excel bestand, of misschien dienen medewerkers urenbriefjes zelf in en worden deze handmatig in een overzicht ingevoerd. Op deze ‘ouderwetse’ manieren blijft de urenregistratie een tijdrovende en foutgevoelige taak.

Zijn uw medewerkers accuraat met het doorgeven van uren? Registreert u de ontvangen uren accuraat en overzichtelijk? Heeft u de mogelijkheid om gegevens van werknemers om te zetten in rapportages die gebruikt kunnen worden voor het optimaliseren van werkroosters en loonkosten?

Het laten in- en uitklokken van uw medewerkers kan helpen met het verbeteren van uw bedrijfsprocessen. In deze blog hebben we 6 redenen waarom het invoeren van een tijdklok voor uw onderneming het verschil kan maken, op een rij gezet.

1. Houd tijd over voor belangrijke zaken

Als ondernemer doe je niets liever dan ondernemen: het verbeteren, uitbreiden en laten groeien van jouw idee om zo tot het uiteindelijke doel te komen. Praktische zaken als het registreren van uren zijn, hoewel erg belangrijk, dingen waar je liever zo min mogelijk kostbare tijd aan besteedt. Door te kiezen voor het tijdklokken leg je een stuk verantwoordelijkheid bij de medewerkers en laat je de overige taken zo goed als volledig uitvoeren door het online systeem. Knap stukje tijdmanagement! (Waardoor je misschien eindelijk eens tijd vindt voor die welverdiende vakantie)

Aandacht voor klanten
Als onderneming wil je graag zo veel mogelijk tijd besteden aan de tevredenheid van de klanten. Duidelijke tijdregistratie betekent inzicht in de tijden die wordt gewerkt- en dus besteedt aan de klanten. Volg welk project het meeste tijd kost, welke groepen misschien íets meer tijd verdienen en zorg zo voor een goede verdeling van de beschikbare werkuren.

"Toen ik ben overgestapt van urenregistratie in een Excel-sheet naar het online in- en uitklokken van medewerkers hield ik direct tijd over voor zaken die voor mij écht belangrijk zijn." - Sanne, HR-manager.

2. Volledige controle op (over-)uren

Wanneer je op een dagelijkse basis voor iedere afdeling of werkzaamheid kunt controleren hoeveel uren er worden gedraaid, heb je volledige controle over de verdeling van deze uren, medewerkers en kostbare overuren. Aan de hand van real-time klokinformatie kun je beslissingen maken over het aannemen van meer personeel, het afschalen van personeel of het eerlijker verdelen van het totaal aantal uren.
Ook het exact terugzien van begin-, pauze-, en eindtijden per medewerker kunnen een goed middel zijn om de productiviteit en verdeling te controleren.

3. Elimineer het menselijk element

Hoewel dit punt op het eerste oog wat hard klikt, blijkt in de praktijk dat menselijke fouten nagenoeg niet te voorkomen zijn. Van zowel de kant van de medewerkers als de kant van de eindverantwoordelijke is het registreren van uren een foutgevoelige taak. Bijvoorbeeld fraude, menselijke fouten of slordigheid zijn helaas dingen waar altijd rekening mee moet worden gehouden. Door het grootste gedeelte van het registreren te laten doen door een online systeem, elimineer je veel van de risico's waardoor je uiteindelijk kan zorgen voor een rechtlijnig beleid waar het menselijk element zo goed als verdwenen is.

4. Real-time zicht op uw medewerkersgegevens

Wie is er aan het werk als ik niet aanwezig ben? Was er iemand van de ochtenddienst te laat? Wie sluit het kantoor als ik een afspraak op locatie heb? Door het gebruiken van online klokken kun je vanaf iedere locatie, in real-time, zien welke medewerkers zijn ingeklokt, hoeveel uur er wordt gedraaid en of de bezetting voldoende is. Aan de hand van deze informatie ben je niet meer afhankelijk van tijdbriefjes en het vertrouwen in de medewerkers, maar kun je direct actie ondernemen als er iets niet naar wens gaat. Schaal af wanneer het rustig is of zet meer medewerkers in als de bezetting te laag is. Zelfs vanaf de bank, op vakantie of tijdens een vakbeurs controle houden over de onderneming.

5. Een kostenbewust loonbeleid

Aan de hand van een online kloksysteem kun je volledig sturen op loonkosten. Nooit meer te veel, te weinig, te dure of de verkeerde medewerkers op locatie omdat je de gehele dag inzicht hebt en direct kan schakelen wanneer nodig. Koppel de loonkosten per medewerker en krijg zo per uur te zien hoe hoog de loonkosten zijn.

6. Overzichtelijke rapportages

Wanneer uren specifiek worden geregistreerd vertaalt dit zich automatisch naar specifieke en waardevolle rapportages. Geen 'gokjes' meer over komende loonkosten of benodigde uren, maar een duidelijk en reëel beeld van de bedrijfsprocessen. Specifieke werktijden, pauzetijden maar ook inzicht in afwezigheid en ziekte zorgen voor een soepel lopende urenregistratie en uiteindelijke personeelsplanning. Rechtlijnig en eerlijk zodat medewerkers altijd weten waar ze aan toe zijn, geen ruimte voor menselijke fouten, kostenbewustzijn én een stuk minder repeterend werk. Kortom, enkel voordelen!

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw onderneming? Begin vandaag nog met klokken!

>Bart
Bart