7 nadelen van roosteren in Excel

Excel is een mooi softwarepakket en biedt flexibiliteit en functionaliteit. Met Excel kunnen overzichten gemaakt worden, rapportages gegenereerd worden en je kan er gegevens in bijhouden. Toch is het niet het ideale pakket voor het maken van een werkrooster. Hieronder hebben we een aantal nadelen opgeschreven.

1. Geen centraal rooster.

Omdat Excel bij één persoon op de computer draait, is het lastig om met meerdere personen te werken aan één personeelsplanning. Wanneer er toch door meerdere medewerkers aan één rooster wordt gewerkt (op een gedeelde computer), dan is niet te zien wie welke wijziging heeft gedaan. Dit kan later voor problemen zorgen.

2. Rooster publiceren.

Wanneer een rooster klaar is, moet deze omgezet worden naar een pdf bestand zodat alle medewerkers het rooster kunnen bekijken. Zonder speciale software is een Excel document niet te openen. Wanneer het rooster rond wordt gemaild, komt het geregeld voor dat email adressen niet kloppen waardoor medewerkers geen email ontvangen.

3. Loonkosten niet inzichtelijk.

Bij het roosteren in Excel is niet inzichtelijk wat de verwachte loonkosten zullen bedragen. Mocht dit wel het geval zijn, dan zullen de uurlonen altijd handmatig bijgewerkt moeten worden. Iets wat tijd kost en foutgevoelig is.

Voor een goede personeelsplanning,
zijn er betere oplossingen dan Excel.

4. Geen rekening houden met financiën.

Wanneer een rooster in Excel wordt gemaakt, is het niet makkelijk na te gaan of de planning binnen budget valt. Ook is niet te zien wat het percentage loonkosten bedraagt, ten opzichte van de verwachte omzet.

5. Beschikbaarheden worden niet getoond.

Beschikbaarheden kunnen niet in het rooster worden getoond. Als dit wel zichtbaar is, dan moet deze handmatig ingevoerd worden. Met een rooster in excel zijn beschikbaarheden van medewerkers niet automatisch inzichtelijk.

6. Afwezigheden zijn niet automatisch zichtbaar.

Net als de beschikbaarheden zijn ook de afwezigheden niet standaard zichtbaar. Ook deze moeten eerst met de hand worden ingevoerd. Iets wat overbodig is bij het gebruik van planning software.

7. Niet koppelbaar met een urenregistratie.

Het is niet mogelijk om de geplande uren uit te lezen van bijvoorbeeld een tijdklok zodat het systeem gewerkte uren kan afronden op basis van het rooster. Wanneer gewerkte uren worden geklokt met een prikklok, dan is het prettig dat als iemand om 9 uur op het rooster staat, en om 8:50 klokt, er een tijd van 9:00 wordt geregistreerd.

Er zijn veel software oplossingen op de markt voor met maken van een goede personeelsplanning. PersoneelsSysteem is er zo een. Informatie over PersoneelsSysteem is te vinden op www.personeelssysteem.nl

>Jurrien Strobel
Jurrien Strobel
Als student heb ik 7 jaar in de horeca gewerkt. Omdat de urenregistratie op papier werd gedaan, heb ik een applicatie gemaakt waarbij de gewerkte uren en roosters online geregistreerd konden worden. Dit project heb ik ook gebruikt als afstudeer project. Drie jaar na mijn studie heb ik samen met Kars Frijters de software volledig opnieuw geschreven. Inmiddels zijn we met een heel team en maken 1000+ bedrijven van allerlei branches gebruik van onze software.