Stappenplan voor het maken van een werkrooster

Het maken van een planning en een goed werkrooster is uitermate belangrijk voor zowel de werkgever als de werknemer. Roostermakers ervaren het maken van een werkrooster telkens weer als een intensieve en ook lastige opdracht. Met een doordacht en relatief eenvoudig stappenplan wordt het maken van een werkrooster een minder tijdrovende, moeilijke en intensieve klus. 

Een rooster luistert nauw. Het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaatsen én dat op de drukke momenten, ga er maar aan staan. Dat vraagt om een helder stappenplan. Bij het opstellen van een rooster moet de bezetting dus telkens in orde zijn, maar moet je wel rekening houden met de wensen van de medewerkers. Voorts gelden er wettelijke regels en dien je bijvoorbeeld rekening te houden met de Arbeidstijdenwet. In bepaalde branches dienen medewerkers minimaal veertien dagen van tevoren te weten wanneer ze moeten werken. Een ervaren roostermaker zorgt dat de roosters nog eerder klaar zijn. Dit geeft ruimte om eventueel nog bepaalde zaken aan te kunnen passen mocht dat nodig zijn.

Per functie
Stel, je moet een rooster maken. De eerste stap is het maken van een zogenaamd geanonimiseerd basisrooster. Dit kan in de vorm van een bezetting. Je schat voor een bepaalde werkperiode in op hoeveel mensen je een beroep denkt te moeten doen. Dit verdeel je weer onder per functie. Bij die functies zet je het minimale en het maximale aantal mensen dat je nodig denk te hebben. Bij die mensen zet je een begin- en eindtijd. Ook bij het maken van een anoniem basisrooster is het goed al rekening te houden met zaken als schoolvakanties en feestdagen. Dan weet je al vrijwel zeker dat er meer mensen vrij willen nemen en ook vrij krijgen.

Door het invoeren van een bezetting, zorgt u ervoor dat u niet teveel medewerkers inroostert.

Beschikbaarheid
De volgende stap is het inventariseren van de beschikbaarheid van medewerkers in die periode. Ga ook na hoeveel uur ze beschikbaar zijn. Uiteraard heb je oproepkrachten al gevraagd of ze eventueel beschikbaar zijn. Verzamel de gegevens en maak een duidelijk overzicht van de medewerkers, die dus staan voor bepaalde competenties. Nu je ook weet wie beschikbaar is, is je overzicht voor het invullen van de roosterperiode compleet.

Eerst de fulltimers
Bij het invullen van het rooster, plaats je uiteraard eerst de fulltimers, daarna de parttimers. Probeer daarbij rekening te houden met functies en kwaliteiten, voorkeursdagen en tijden. Doe je dat, dan levert je dat winst op in de toekomst. Roostermakers die rekening houden met medewerkers krijgen er namelijk personeel voor terug dat bereid is om iets extra’s of iets terug voor de roostermaker te doen. Zijn de fulltimers en de parttimers ingevuld en zijn er dan nog gaten, doe dan een beroep op flexwerkers, oproep- of uitzendkrachten. Bovendien zorg je dat je mensen achter de hand hebt, mochten zich er calamiteiten voordoen of bij ziekte.

Excel en apps
Daarna verspreid je het rooster onder de verschillende medewerkers. Doe dit bij voorkeur via de digitale snelweg, zodat je weet dat iedereen op hetzelfde moment over het rooster beschikt. Op de zaak zelf zorg je voor een aantal papieren versies van het rooster. Bij veel bedrijven wordt medewerkers de kans gegeven om van dagen (of diensten) te ruilen. Dit kan, maar stel wel een tijdslimiet waarbinnen dit dient te gebeuren. Veel roosters worden in Excel gemaakt, er zijn tegenwoordig echter ook handige apps en speciale software voor het maken van een rooster zoals die van PersoneelsSysteem. Enkelen zijn gratis, anderen kosten een vast bedrag per maand.

>Jurrien Strobel
Jurrien Strobel
Als student heb ik 7 jaar in de horeca gewerkt. Omdat de urenregistratie op papier werd gedaan, heb ik een applicatie gemaakt waarbij de gewerkte uren en roosters online geregistreerd konden worden. Dit project heb ik ook gebruikt als afstudeer project. Drie jaar na mijn studie heb ik samen met Kars Frijters de software volledig opnieuw geschreven. Inmiddels zijn we met een heel team en maken 1000+ bedrijven van allerlei branches gebruik van onze software.