Waarom online personeelsadministratie vele voordelen heeft

Het personeelsdossier; Een belangrijk, maar geen favoriet onderdeel van de meeste ondernemers. Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn kasten vol mappen met persoonlijke gegevens van uw medewerkers zo goed als verleden tijd. Wat zijn de voordelen van de nieuwe manier van personeelsadministratie, ofwel e-HRM?

Een belangrijk, maar geen favoriet onderdeel van de meeste ondernemers.

Afschermen persoonsgegevens / Voldoen aan wetgeving

Met een online systeem waarin de personeelsadministratie kan worden bijgehouden kan er gemakkelijk worden voldaan aan de nieuw opgestelde AVG-wetgeving. Gegevens zijn met wachtwoorden beveiligd, het is goed te monitoren wie toegang heeft tot de gegevens en de kans op datalekken wordt verkleind.

Bewaar- en vernietigtermijn

Personeelsadministratie bestaat voornamelijk uit privacygevoelige persoonsgegevens van uw medewerkers. Wanneer deze gegevens online worden bewaard is specifiek te monitoren hoe dit wordt gedaan en vaak is er automatisch in te stellen wanneer gegevens dienen te worden vernietigd. Het vernietigen van gegevens bevorderd de veiligheid en het voldoen aan de nieuwe wetgevingen.

Toegankelijkheid en veiligheid via Cloud

Zoals aangegeven is via een online systeem goed te monitoren wie welke toegang tot de gegevens heeft. Per gebruiker is er een wachtwoord vereist waardoor de veiligheid wordt vergroot en de kans dat een verkeerd persoon het systeem in komt is klein. Cloud-servers zijn tegenwoordig zeer goed beveiligd en de kans op een online data lek is dan ook klein, mits er gekozen wordt voor een goed en vertrouwd systeem.

Tijd en kosten

Met één klik gegevens kunnen opslaan, opvragen, vernietigen of aanpassen betekent in elk geval dat dit tijd en geld bespaart. Geen papier, volle kasten, dubbele gegevens en veiligheidsproblemen meer. Er wordt geen fysieke ruimte in beslag genomen en alle gegevens zijn direct beschikbaar.

Betrokkenheid medewerkers

Wanneer personeelsgegevens online worden bewaard betekent dit vaak dat hier een systeem of mobiele app voor beschikbaar is waarin medewerkers direct toegang hebben tot eigen gegevens, verzuimgegevens, vakantiestanden en overuren. Het inzichtelijk maken van al deze gegevens werkt bevorderlijk voor de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers. Transparantie kan in veel gevallen goed helpen.

>Florian Draaisma
Florian Draaisma
Ik ben begin 2018 bij DifferentLab B.V. komen werken als supportmedewerker. Na een drukke periode door de overgang naar de nieuwe versie, ben ik na een aantal maanden gestart met het opzetten van de social-media kanalen voor de labels ShiftTime, PersoneelsSysteem en HorecaSysteem. Inmiddels doe ik naast de support werkzaamheden, het onderhoud van social-media en schrijf ik af een toe een artikel voor op de blog.