Online urenregistratie software.

De voordelen van online urenregistratie software.

De urenregistratie van het personeel wordt bij veel bedrijven bijgehouden in excel. Om fouten te voorkomen, kan gebruik worden gemaakt van urenregistratie software. Met de software van PersoneelsSysteem worden werktijden van medewerkers geregistreerd doormiddel van een urenregistratieformulier of online tijdklok. Standaard worden werktijden overgenomen vanuit het werkrooster, wat tijd scheelt bij een handmatige urenregistratie. Nadat de gewerkte uren zijn ingevoerd, kan de dag geaccordeerd worden. Doordat medewerkers hun eigen gewerkte uren kunnen controleren, wordt de kans op fouten verkleind. Naast een handmatige tijdregistratie, is de mogelijkheid ook aanwezig om medewerkers de werktijden te laten klokken met een tijdklok of app. Hierdoor worden de werktijden automatisch geregistreerd inclusief automatische pauze en toeslag berekening. Een ander voordeel is dat real-time inzichtelijk is wie er aan het werk zijn en hoeveel de actuele personeelskosten bedragen.

urenregistratie

Eenvoudig werktijden registreren.

Binnen de applicatie kunnen werktijden op verschillende manieren worden geregistreerd. Dit kan door middel van een urenregistratieformulier, in- en uitklokken vanuit de applicatie of via een online tijdklok. De verschillende manieren om werktijden te registreren, kunnen door elkaar worden gebruikt.

Urenregistratieformulier

Urenregistratieformulier

De gewerkte uren worden aan het einde van iedere werkdag door de medewerkers handmatig geregistreerd doormiddel van een urenregistratieformulier. Standaard worden de uren uit het rooster overgenomen. Dit scheelt een hoop tijd tijdens de urenregistratie. In dat geval hoeft de leidinggevende de uren alleen nog maar te accorderen.

Inklokken via desktop app

In- en uitklokken

Medewerkers kunnen inklokken met een via internet gekoppelde tijdklok voorzien van vingerscan of sleutelhanger, mobiele app of via de desktop applicatie. Hierdoor is realtime inzichtelijk welke medewerkers aan het werk zijn en wat de actuele personeelskosten bedragen. Dit is de makkelijkste vorm van een urenregistratie.

Werktijd notitie

Pauze, toeslagen en opmerking

In de urenregistratie worden automatisch de pauzes en toeslagen berekend. Hier kan ten alle tijden van afgeweken worden doormiddel van een correctie. Doordat de pauzes en toeslagen automatisch worden berekend is de kans op fouten kleiner en kost het controleren en uitrekenen van de gewerkte uren minder tijd. Tevens kan bij het registreren van de gewerkte uren een opmerking geplaatst worden.

Mijn gewerkte uren

Gewerkte uren.

Het is mogelijk om medewerkers zelf hun gewerkte uren te laten registreren en te controleren via de mobiele app. De urenregistratie kan op twee manieren, t.w. door middel van in- en uitklokken of door achteraf de uren handmatig te registreren. Wanneer van alle medewerkers de uren zijn geregistreerd, kunnen de uren geaccordeerd worden. Dit kan door in te loggen in de applicatie via de PC/Laptop of via de mobiele iPhone of Android app.

Klokken op basis van locatie

Bepaal vanaf welke locaties in- en uitgeklokt mag worden met mobiele app en desktop versie.

Klokken met mobiele app

Beheer onregelmatigheidstoeslagen en feestdag toeslagen zelf.

Veel bedrijven maken gebruik van onregelmatigheidstoeslagen en/of toeslagen op nationale feestdagen. Deze toeslagen kunnen eenvoudig zelf beheerd worden, zodat deze aansluiten op uw CAO of bedrijfsregels. Nadat de toeslagen zijn ingesteld zal de software automatische de toeslagen berekenen. Dit scheelt u tijd en u heeft direct een goed beeld van de personeelskosten.

toeslag instellingen

Urenverantwoording

Nadat alle uren zijn geregistreerd, kunnen de uren eventueel worden aangepast en kunnen de uren worden geaccordeerd. Vervolgens kleurt de dag groen, wat betekent dat de dag gecontroleerd is.

Personeelskosten

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de in- en uitklokken functionaliteit, zijn de huidige personeelskosten en wie er aan het werk zijn, realtime te volgen vanaf iedere locatie met internet. Ook bij de handmatige urenregistratie wordt zichtbaar wat de personeelskosten bedragen.

Werktijden afronden

Werktijden kunnen afgerond worden per 15 of 5 minuren. Daarnaast is er de mogelijkheid om kloktijden te corrigeren op basis van het werkrooster, bijvoorbeeld: indien er eerder wordt ingeklokt dan de roostertijd, dan wordt de roostertijd genoteerd i.p.v de geklokte tijd. Op deze manier kunt u voorkomen dat uren worden genoteerd waarin niet is gewerkt.