6 Punten waar je op moet letten bij het kiezen voor personeelsplanning software

Het uitzoeken van goede personeelsplanning software is een tijdrovende en lastige klus. Er zijn veel pakketten op de markt, maar welk pakket sluit het beste aan op uw wensen? Het is goed om een lijstje van wensen en eisen te maken. Bij het opstellen van een wensenlijst is het verstandig onderstaande punten mee te nemen.

1. Toekomstbestendigheid

Software wordt uitgekozen met het ook op gebruik in de komende jaren. Het is daarom belangrijk dat de software op dit moment goed is, maar ook volop in ontwikkeling is. Op deze manier bent u er van verzekerd dat u de komende jaren zorgeloos gebruik kunt maken van de software, en dat u niet verplicht bent over te stappen naar een ander pakket. Het is bijvoorbeeld zonde als uw nieuwe besturingssysteem of internetbrowser uw planningssysteem niet meer ondersteunt.

2. Instellingen beheren vanuit de software

Het is prettig als instellingen beheerd kunnen worden vanuit de software. In eerste instantie lijkt dit niet belangrijk, maar het komt veel voor dat wanneer gestart wordt met het gebruik van planning software er bepaalde dingen worden ingestelde, na een periode blijkt dat hier aanpassingen gedaan moeten worden, wat resulteert in een uurtje-factuurtje. Wanneer u zelf instelling kunt beheren, voorkomt u onverwachte kosten. Vraag daarom altijd na of er bijkomende kosten zijn voor implementatie en aanpassingen aan de software.

3. Toegangsrechten instelbaar

Ieder bedrijf is anders en iedere ondernemer of manager geeft hun medewerkers andere 'rechten'. Het ene bedrijf geeft de planners inzicht in de loonkosten, bij het andere bedrijf mogen planners de loonkosten niet inzien. Het is daarom prettig als bepaalde rechten en informatievoorzieningen vanuit de software beheerd kunnen worden. Hierdoor bepaalt u zelf wat uw medewerkers wel en niet mogen zien.

4. Locaties kunnen beheren

Heeft u een bedrijf met meerdere vestigingen of locaties, dan is het makkelijk als deze vanuit één pakket beheerd kunnen worden. In een goed software pakket kunt u makkelijk medewerkers uitwisselen, rapportages draaien op basis van kostenplaatsen ezovoort.

5. Prijs van de software

U kunt er voor kiezen om software in één keer aan te schaffen, of af te nemen als abonnement. Deze laatste heeft vaak de voorkeur zodat niet in één keer een groot bedrag betaald hoeft te worden. De prijs is altijd een belangrijke factor bij een pakket keuze; niemand wilt te veel betalen. U moet daarom op zoek naar de software met de beste prijs-kwaliteit verhouding voor uw wensen. Wel is het goed om te kijken naar software die iets meer kan dan dat u misschien nodig heeft. Wellicht wilt u in de toekomst meer functionaliteiten hebben. Het overstappen van software pakket omdat uw huidige software niet meer voldoet, kan hoge kosten met zich mee brengen.

Goede pakketkeuze scheelt op de lange termijn in de kosten.

6. Online of offline

Er zijn twee typen software: Online software, ook wel SaaS genoegd, en offline software. Deze laatst genoemde wordt geïnstalleerd op de computer(s) op locatie. Online software heeft een aantal voordelen ten opzicht van offline software.

VoordelenNadelen
Online software
    • Lage maandelijkse kosten.
    • Vaak geen aanschafkosten.
    • Op iedere locatie te gebruiken.
    • Mobiele app mogelijk.
    • Gegevens staan bij een derde partij.
    • Oudere internet browsers ondersteunen niet altijd de software.
Offline software
    • Software staat op uw computer.
    • Hoge aanschafkosten.
    • Bij het crashen van een computer is de data weg.
    • Zelf verantwoordelijk voor back-ups.
>Jurrien Strobel
Jurrien Strobel
Als student heb ik 7 jaar in de horeca gewerkt. Omdat de urenregistratie op papier werd gedaan, heb ik een applicatie gemaakt waarbij de gewerkte uren en roosters online geregistreerd konden worden. Dit project heb ik ook gebruikt als afstudeer project. Drie jaar na mijn studie heb ik samen met Kars Frijters de software volledig opnieuw geschreven. Inmiddels zijn we met een heel team en maken 1000+ bedrijven van allerlei branches gebruik van onze software.