Online personeelsplanning software!

De voordelen van personeelsplanning software?

Personeelsplanning software wordt steeds vaker gebruikt voor het maken van werkroosters. Toch zijn er nog veel planners die een roosterplanning maken in bijvoorbeeld excel. Hoewel excel een mooi pakket is, kost het veel tijd om een rooster te maken en zijn er betere oplossingen voor het maken van een strategische personeelsplanning.

De voordelen van personeelsplanning software zijn bijvoorbeeld dat de beschikbaarheid en afwezigheid van personeel in het rooster wordt getoond. Ook zijn de verwachte personeelskosten en ingeroosterde uren zichtbaar, zodat de planner inzicht heeft in de bezetting. Doordat de software online draait, kan het personeel met de mobiele app of met de computer het werkrooster raadplegen. Door het gebruik van herhalende diensten, kan de planner eenvoudig een rooster maken voor langere periodes, zodat u niet iedere week een nieuw rooster hoeft te maken. Wanneer u gebruik maakt van wisselende roosters, dan kunt u gebruik maken van open diensten, om toch snel een rooster te maken.

online personeelsplanning software

Kostenbewust plannen.

Personeelskosten
In de strategische personeelsplanning zijn de verwachte kosten inzichtelijk van uw personeel. Deze zijn per medewerker per dag en per maand te zien en daarbij ook de verwachten wekelijkse kosten per team.

Verwachte omzet
In de planning zijn de verwachte omzetten zichtbaar. Hierdoor is in het werkrooster te zien wat het percentage personeelskosten bedraagt, en kunt u op basis van het percentage loonkosten een rooster maken.

Budget
Stel maximaal in te roosteren budgetten in. Dit kan in de vorm van tijd of salaris. Zodra het ingestelde budget wordt overschreden, verschijnt er een melding om de planner te informeren.

strategische personeelsplanning

Beschikbaarheid & verlof weergave.

Binnen het rooster wordt de afwezig en beschikbaarheid van het personeel weergegeven. Ook de aanvragen zijn zichtbaar, hierdoor kan de planner eenvoudiger een rooster maken. Wanneer medewerkers beschikbaarheid hebben aangegeven, wordt dit in het werkrooster weergegeven aan de hand van een groen vlak. Hierdoor kan de rooster maker zien wanneer een medewerker beschikbaar is. Afwezigheid wordt aangeven met een andere kleur. De kleur is afhankelijk van het type afwezigheid. Hierdoor is in het werkrooster zichtbaar welke medewerkers afwezig zijn en met welke reden.

Beschikbaarheid medewerkers

Beschikbaarheid

De dagen of tijden waarvan medewerkers hebben aangegeven te willen werken, worden in het werkrooster aangeduid met de kleur groen.

Ziekte weergave

Verlof

In het werkrooster zijn de dagen en tijden waarop medewerkers afwezig zijn weergeven met een kleur, afhankelijk van het afwezigheid type.

Vakantie van medewerkers

Vakantie-uren

In het werkrooster is te zien welke medewerkers vakantie-uren hebben opgenomen en deze dagen zijn geel gekleurd, zodat de planner hiermee bij het plannen rekening kan houden.

Herhalende diensten inplannen.

In het werkrooster kunnen herhalende diensten worden ingeroosterd. Dit heeft als voordeel dat u een standaard rooster kan maken, welke eenvoudig aangepast zou kunnen worden. Bij het inroosteren van herhalende diensten kunt u aangeven hoe vaak de dienst herhaald moet worden. Bijvoorbeeld iedere week, of om de hoeveel weken de dienst herhaald moet worden. Verder kunnen de werkdagen geselecteerd worden waarop de dienst herhaald moet worden. Herhalende diensten kunnen herhaald worden tot een specifieke datum, of u kunt deze dienst blijvend laten herhalen, tot een moment waarop u aangeeft dat de dienst niet meer herhaald moet worden. Op deze manier kan snel een personeelsplanning voor een langere periode gemaakt worden.

Een herhalende dienst inroosteren
Open diensten inroosteren

Open diensten gebruiken.

Open diensten zijn diensten waar geen medewerkers aan gekoppeld zijn. Deze diensten kunnen gebruikt worden om aan te geven welke diensten ingeroosterd moeten worden, zodat deze later aan een medewerker toegekend kan worden. Een andere manier om open diensten te gebruiken is om medewerkers een uitnodiging te versturen voor een bepaalde dienst. De planner bepaald welke medewerkers uitgenodigd worden, en deze ontvangen hiervan een email en pushbericht. De medewerker die als eerst bevestigd de dienst te willen draaien, wordt automatisch ingeroosterd.

Ruilverzoek versturen.

Medewerkers kunnen onderling diensten ruilen met goedkeuring van de planner. Wanneer een medewerker op een eigen dienst klikt in het werkrooster, dan kan een ruilverzoek verstuurd worden naar geselecteerde medewerkers. Dit kan vanuit de webapplicatie of mobiele app. De uitgenodigde medewerkers ontvangen direct een email en een push bericht met het ruilverzoek. Zodra een medewerker aangeeft de dienst te willen overnemen, dan wordt hiervan een bericht verstuurd naar de leidinggevende. Zodra de ruilaanvraag akkoord is, wordt de dienst gewijzigd in het rooster.

Ruilverzoek aanvragen

Werkrooster versturen

Nadat het werkrooster is gemaakt, kan deze per email gedeeld worden met het personeel. Vervolgens kan deze gestuurd worden naar een geselecteerd aantal medewerkers.

iCal koppeling

Door gebruik te maken van de iCal koppeling, worden de ingeplande diensten automatisch gesynchroniseerd met Google Calendar, MS Outlook of iCal.

Werkrooster publiceren

In de applicatie zit naast het werkrooster een knop "publiceer". Hier mee kan de strategische personeelsplanning gepubliceerd worden aan het personeel.