Online personeelsplanning software!

De voordelen van personeelsplanning software?

Personeelsplanning software wordt steeds vaker gebruikt voor het maken van werkroosters. Toch zijn er nog veel planners die een rooster maken met bijvoorbeeld excel. Hoewel excel een mooi pakket is, zijn er betere oplossingen voor het maken van werkroosters.

De voordelen van personeelsplanning software zijn bijvoorbeeld dat de beschikbaarheid en afwezigheid van medewerkers in het rooster wordt getoond. Ook zijn de verwachte personeelskosten en ingeroosterde uren zichtbaar, zodat de planner inzicht heeft in de bezetting. Doordat de software online draait, kunnen medewerkers met de mobiele app of met de computer het werkrooster raadplegen. Door het gebruik van herhalende diensten, kan de planner eenvoudig een rooster maken voor een langere periode, zodat u niet iedere week een nieuw rooster hoeft te maken. Mocht u toch gebruik maken van veel wisselende roosters, dan kunt u gebruik maken van open diensten, om toch snel een rooster te maken.

online personeelsplanning software

Kostenbewust plannen.

Personeelskosten
In het werkrooster zijn de verwachte personeelskosten inzichtelijk. Deze zijn per medewerker per dag en per maand te zien en daarbij ook de verwachten wekelijkse kosten per team.

Verwachte omzet
Ook zijn in de planning de verwachte omzetten zichtbaar. Hierdoor is in het rooster te zien wat het percentage personeelskosten bedraagt, ten opzichte van de verwachte omzet.

Budget
Stel maximaal in te roosteren budgetten in. Dit kan in de vorm van tijd of salaris. Zodra het ingestelde budget wordt overschreden, verschijnt er een melding om de planner te informeren.

personeelssysteem forecast

Beschikbaarheid & verlof weergave.

Binnen de personeelsplanning worden de periodes weergegeven waarin medewerkers beschikbaar en afwezig zijn. Hier kan de planner tijdens het roosteren rekening houden met de wensen van de medewerkers. Wanneer medewerkers beschikbaarheid hebben aangegeven, wordt dit in het werkrooster weergegeven aan de hand van een groen vlak. Hierdoor kan de planner zien wanneer een medewerker beschikbaar is. Afwezigheid wordt aangeven met een andere kleur. De kleur is afhankelijk van het type afwezigheid. Hierdoor is in de personeelsplanning zichtbaar welke medewerkers afwezig zijn en met welke reden.

Beschikbaarheid medewerkers

Beschikbaarheid

De dagen of tijden waarvan medewerkers hebben aangegeven te willen werken, worden in het werkrooster aangeduid met de kleur groen.

Ziekte weergave

Verlof

In het werkrooster zijn de dagen en tijden waarop medewerkers afwezig zijn weergeven met een kleur, afhankelijk van het afwezigheid type.

Vakantie van medewerkers

Vakantie-uren

In het werkrooster is te zien welke medewerkers vakantie-uren hebben opgenomen en deze dagen zijn geel gekleurd, zodat de planner hiermee bij het plannen rekening kan houden.

Herhalende diensten inplannen.

In het werkrooster kunnen herhalende diensten worden ingeroosterd. Dit heeft als voordeel dat u een standaard personeelsplanning kan maken, welke eenvoudig aangepast zou kunnen worden. Bij het inroosteren van herhalende diensten kunt u aangeven hoe vaak de dienst herhaald moet worden. Bijvoorbeeld iedere week, of om de hoeveel weken de dienst herhaald moet worden. Verder kunnen de werkdagen geselecteerd worden waarop de dienst herhaald moet worden. Herhalende diensten kunnen herhaald worden tot een specifieke datum, of u kunt deze dienst blijvend laten herhalen, tot een moment waarop u aangeeft dat de dienst niet meer herhaald moet worden. Op deze manier kan snel een personeelsplanning voor een langere periode gemaakt worden.

Een herhalende dienst inroosteren
Open diensten inroosteren

Open diensten gebruiken.

Open diensten zijn diensten waar geen medewerkers aan gekoppeld zijn. Deze diensten kunnen gebruikt worden om aan te geven welke diensten ingeroosterd moeten worden, zodat deze later aan een medewerker toegekend kan worden. Een andere manier om open diensten te gebruiken is om medewerkers een uitnodiging te versturen voor een bepaalde dienst. De planner bepaald welke medewerkers uitgenodigd worden, en deze ontvangen hiervan een email en pushbericht. De medewerker die als eerst bevestigd de dienst te willen draaien, wordt automatisch ingeroosterd.

Ruilverzoek versturen.

Medewerkers kunnen onderling diensten ruilen met goedkeuring van de planner. Wanneer een medewerker op een eigen dienst klikt in het werkrooster, dan kan een ruilverzoek verstuurd worden naar geselecteerde medewerkers. Dit kan vanuit de webapplicatie of mobiele app. De uitgenodigde medewerkers ontvangen direct een email en een push bericht met het ruilverzoek. Zodra een medewerker aangeeft de dienst te willen overnemen, dan wordt hiervan een bericht verstuurd naar de leidinggevende. Zodra de ruilaanvraag akkoord is, wordt de dienst gewijzigd in het rooster.

Ruilverzoek aanvragen

Werkrooster versturen

Nadat het rooster is gemaakt, kan deze per email gedeeld worden met de medewerkers. Vervolgens kan deze gestuurd worden naar een geselecteerd aantal medewerkers.

iCal koppeling

Door gebruik te maken van de iCal koppeling, worden de ingeplande diensten automatisch gesynschoniseerd met Google Calendar, MS Outlook of iCal.

Werkrooster publiceren

In de applicatie zit naast het werkrooster een knop "publiceer". Hier mee kan de personeelsplanning gepubliceerd worden voor de medewerkers.